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Las firmas de abogados en cuarentena: reinventando una profesión

En razón de las distintas medidas sanitarias que han tomado los gobiernos al rededor del mundo, los abogados se han visto forzados a cambiar sus rutinas y enfrentar los retos que plantea el Coronavirus.

El trabajo en el confinamiento está poniendo a prueba, no solo las creencias que se tenían sobre las firmas – por ejemplo, que la eficiencia se mide por horas facturadas en la oficina-, sino también la productividad, la digitalización del ámbito jurídico, los recursos que hasta hoy se consideraban indispensables para las firmas y la rapidez con que se solucionan los problemas de los clientes. 

La asesoría y conducción de procesos que llevaban los abogados se vio abruptamente detenida. La crisis sanitaria ha llevado a que cierren algunos juzgados y se congelen los términos, obligando a los abogados que trabajan en firmas a afrontar una situación inédita. 

Al Derecho se contactó con algunas firmas de abogados, entre ellas DLA Piper Martínez Beltrán, Scola Abogados, Lozano VILA & Asociados y Tovar y Romero Abogados, en las cuales trabajan tanto profesores como estudiantes de la facultad, para conocer la forma en que estos afrontan los cambios traídos por la crisis, así como las oportunidades de adaptación que desde ya están implementando. 

Imagen: http://www.pearltrees.com/yeyepearl/herramientas-digitales/id17112181#item224888560

Teletrabajo: El reto de trabajar “sin oficina”

El primer reto es el teletrabajo. Varios de los abogados con quienes hablamos dicen que no se ha visto un cambio drástico en este sentido, pues la carga laboral se mantiene igual. 

Sin embargo, al ser extraídos del entorno laboral al que estaban acostumbrados, concuerdan en señalar que el hecho de no tener las cosas ‘a la mano’ (como los códigos o las fuentes directas al lado de su escritorio) y la dificultad para concentrarse (común del confinamiento prolongado) han representado un desafío. Nicolás Navas, abogado uniandino de Lozano VILA & Asociados, lo confirma: “en la oficina el acceso a las herramientas de trabajo es más inmediato y eficaz” además, “la distracción (en casa) es mayor porque uno no tiene el mismo espacio que en la oficina” agregó.

“La interacción con los miembros del equipo, el intercambio de ideas personal entre compañeros y socios de la firma, son escenarios que cambian y se adaptan a nuevas realidades.”

El segundo reto, que se deriva del primero, es el mantenimiento del trabajo colaborativo, de la cohesión de los equipos de trabajo, de la dinámica y el clima de trabajo en las  firmas. Los abogados consultados coinciden en que esta es una preocupación generalizada, puesto que los equipos de trabajo estaban acostumbrados a una dinámica de oficina que incluía el contacto humano directo, en palabras de uno de ellos: “uno no tiene las mismas herramientas de trabajo y por más de que hayan herramientas electrónicas, estando en la oficina uno puede recurrir a reunirse más y hacer todo más rápido y más fluido”. La interacción con los miembros del equipo, el intercambio personal de ideas  entre compañeros y socios de la firma, son escenarios que cambian y se adaptan a nuevas realidades.

Una estudiante uniandina -que trabaja en una de las firmas- cree que las principales complicaciones sobre su cotidianidad laboral son, además de la falta de disposición de los recursos, la alteración de la dinámica de trabajo. Los materiales se encuentran en la oficina- como los computadores y  los libros-, el equipo de trabajo y  el ambiente laboral también hacen falta, dice. 

Ahora bien, el teletrabajo también permite estudiar la cercanía del cliente con su abogado. Frente a esto, Sergio Rojas, profesor de la Universidad de los Andes y asociado  de DLA Piper Martínez Beltrán Abogados,  comenta que el acercamiento con los clientes no se ha visto afectado sustancialmente por la virtualización. Gracias al contacto telefónico -y las herramientas con las que contaba su firma- se ha logrado mantener la relación entre abogado-cliente de manera intacta, resalta. Sin embargo, recalca también que DLA Piper Martínez tomó medidas de adaptación al teletrabajo desde antes que el Decreto 457 de 2020, sobre el aislamiento preventivo, fuera anunciado. 

Por otro lado, Nicolás Rico, profesor de la facultad de Derecho de la Universidad de los Andes y abogado de la firma Scola Abogados, dice que la ‘clave’ para abordar los servicios jurídicos en esta crisis está en el “sentimiento recíproco de agradecimiento” que existe entre los profesionales y sus clientes. Enfatiza que un conocimiento detallado de las necesidades de las personas conlleva a soluciones más integrales, que serán esenciales para “luchar en conjunto con ellos” para superar estos tiempos difíciles. 

El tercer reto es la demanda de los servicios, ligada con el tamaño y las características de cada firma. Aún cuando estas inquietudes tienen respuestas distintas, es un hecho que todas las firmas deben tener en cuenta que el virus les hace replantear sus servicios. 

“Los clientes quieren saber a qué se enfrentan durante la crisis y después de ella, con inmediatez.”

En este contexto, varios abogados consultados manifiestan que es una inquietud común del sector preguntarse sobre la financiación del teletrabajo, si tienen la infraestructura y los instrumentos necesarios para seguir operando desde casa, o si tendrán que redireccionar sus gastos y reducir sus costos operativos para no afectar su rentabilidad con las formas de trabajo que se imponen en estas épocas restrictivas con la economía en pausa.

En este análisis, la facturación es fundamental para la supervivencia de las firmas, y aunque es un tema relevante, la respuesta no es la misma para todas las áreas. De acuerdo a la investigación realizada, se ha identificado el auge del “Covid-derecho”, es decir, un aluvión de consultas por parte de los clientes relacionadas con las circunstancias traídas por la pandemia, tales como consultas sobre derecho laboral, reestructuraciones societarias, y seguridad social, además de temas de derecho público. 

Los clientes quieren saber a qué se enfrentan durante la crisis y después de ella, con inmediatez. En palabras de Nicolás Rico, experto en temas laborales: “Hay un aumento no solo en la demanda de asesoría, sino también en los tiempos de respuesta. Antes, estábamos acostumbrados a contestarle a un cliente dentro de las siguientes 24 horas a que llegaban las consultas, hoy producto de los diferentes sentimientos que ha generado esta situación los clientes quieren respuestas inmediatas.”. 

Asimismo, y dado que la SuperSociedades continúan abiertas, las Áreas Corporativas se mantienen trabajando a toda marcha, con un incremento considerable en consultas sobre reorganización empresarial y manejo de riesgos, todas relacionadas con las herramientas que el Derecho ofrece a las personas jurídicas para afrontar crisis de este tipo. 

Por otro lado, han sido las Áreas de Litigios (enfrentada a procesos totalmente paralizados, términos suspendidos y juzgados cerrados) las que más impacto han sufrido con los cambios. Muchas firmas que no contaban con la totalidad de los documentos digitalizados y de directo acceso para consulta de sus asociados, han comenzado a reinventar la forma en que acompañan a sus clientes: la asesoría ahora se enfoca en “el día después”, la preparación de la continuación de los procesos cuando las restricciones empiecen a flexibilizarse. 

Así lo cuenta Esteban Chávez, abogado de la firma Tobar & Romero Abogados, que se dedica casi exclusivamente al litigio en la jurisdicción ordinaria y arbitral:  “con respecto a los procesos de la justicia ordinaria, estos están completamente detenidos; a diferencia de los procesos que le conciernen a la justicia arbitral, que siguen en función por un decreto que sacó el Ministerio de Justicia”. Por eso, afirma, han ido afianzando nuevas líneas de trabajo “que tratan consultas que hacen los clientes sobre los futuros efectos de la pandemia”. 

De acuerdo con lo anunciado por el Presidente Duque, la vida “productiva” se irá retomando progresivamente con ciertas restricciones, y con ello llegará la reapertura de los juzgados. Los bufetes se han enfocado en preparar los memoriales y las audiencias que continuarán, así como los recursos y las acciones que se interpondrán, previendo una saturación del sistema legal apenas se reinicie, y una congestión de los procesos para la cual deben estar preparados. 

Imagen: https://nl.depositphotos.com/stock-photos/digitale-weegschaal.html

Transformando retos en oportunidades

El COVID-19 ha puesto a las firmas de abogados a asumir retos cuyos resultados podrán valorarse mejor con los ojos de esta nueva normalidad y tiempo de por medio. Los retos que se han evidenciado pueden convertirse en oportunidades que, después de la crisis, configuren una nueva normalidad en la cual se apliquen las cosas aprendidas, como un mayor uso del teletrabajo y la virtualidad.

“Aunque el manejo de la tecnología no era totalmente necesario en el día a día de los abogados, estos tiempos les han permitido entender y experimentar cómo el trabajo puede darse de diferentes maneras”

 La implementación de sistemas virtuales (cómo nos dejaron ver los abogados con quienes hablamos) depende de que los trabajadores exploten en un 100% sus capacidades tecnológicas y cuenten con las aptitudes necesarias para un trabajo de calidad desde sus casas. Cómo nos explicó el abogado Navas, la eficiencia del teletrabajo es posible, siempre y cuando se cuente con excelentes herramientas tecnológicas que permitan desarrollar un trabajo sobresaliente. En la firma en la que trabaja – por ejemplo- se maneja un servidor en línea que permite a los abogados encontrar fácilmente todos los documentos necesarios y, además, deja registro de todo lo que se hace. 

Con él coincide, el abogado Chávez, quien afirma que la coyuntura actual ha implicado retos para todos y es un momento para “redescubrir y redescubrirse”. En la firma donde trabaja (Tobar & Romero Abogados) , asegura, no solo se ha reforzado la evaluación de los procesos internos sino que, además, se ha aprovechado el contexto para afianzar el uso de herramientas tecnológicas para diseñar nuevas estrategias de atención para los clientes: “Esta constante interacción con la tecnología, que ahora se hace más necesaria que nunca, nos permitirá además repensar el día a día para lograr eficiencia en muchos sentidos”.

Estas declaraciones, muestran que aunque el manejo de la tecnología no era totalmente necesario en el día a día de los abogados, estos tiempos les han permitido entender y experimentar cómo el trabajo puede darse de diferentes maneras; es decir, cambiar la idea de que sólo mediante el trabajo presencial en la oficina es posible llevar a cabo sus funciones y tareas diarias. 

La virtualización en las firmas de abogados se está llevando a otro nivel y no es necesario que después de superada la crisis se tenga que retroceder en ese aspecto, es posible mantenerse allí y aprovechar las ventajas y las oportunidades que brinda la tecnología. De acuerdo con Nicolás Rico, el país está pasando por un momento histórico que trae consigo la posibilidad de reinventarse “no solo con el teletrabajo, pero también con la forma en la que se prestan servicios y se manejan las relaciones laborales”. Él considera esencial que las empresas colombianas y los trabajadores aprendan a superar males como el presentismo laboral; la falta y el respeto a la confianza; y el trabajo en pro de la eficiencia. 

Por otro lado, Sergio Rojas, afirma que la pandemia le ha brindado a su firma la oportunidad de producir de manera significativa material y de esta manera mostrar cómo reacciona el derecho frente a las situaciones de fuerza mayor. Lo anterior “en vista de que la producción jurídica se disparó y por lo tanto el derecho está reaccionando de una manera en la que normalmente no reacciona.” Agregó también que “desde el punto de vista, de sociología jurídica, esta es una época muy interesante para analizar”. Del mismo modo, cuenta que la producción de material tanto en conferencias como en boletines ha aumentado en un 100%. “Las conferencias virtuales han sido todo un éxito, el COVID-19 nos permite creer que podemos mantener conferencias vía redes sociales, ya que la audiencia es mucho mayor y a la vez, se estarían reduciendo costos”. 

Las firmas de abogados, entonces, podrían replantearse su misión y su forma de trabajo, así como la forma en que prestan sus servicios, como le dijeron a Al Derecho las fuentes consultadas. Mientras tanto, trabajarán tomando las medidas que crean correspondientes y se retarán sus habilidades de adaptación: el trabajo no para. Tal y como lo mencionaron los entrevistados, la labor del abogado se transforma en los tiempos que corren sin perder su sensibilidad social y el sentido crítico de responsabilidad con el entorno. Deben ajustar su profesión a las temáticas en auge, replanteando la forma de abordar tanto los litigios como los procesos de cara al futuro y adaptando en tiempo récord un sistema de teletrabajo eficiente que permita mantener las firmas a flote.

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